Hoe regel jij de seizoensplanning voor jouw verhuuraccommodaties?

Klaar voor een verhuurplanning zonder kopzorgen? SERA Dataduiker heeft de oplossing.

Verhuur je locaties aan sportverenigingen? Dan ben je als sportbedrijf op dit moment waarschijnlijk druk bezig met de voorbereidingen voor het komende (sport)seizoen. Het is een behoorlijke puzzel om voor alle locaties en sportverenigingen een goed werkend schema te maken. Daar gaat dan ook veel tijd in zitten. Hoe fijn is het als je voor dit proces kunt werken met een handige plan- en verhuurmodule?

1. De huidige situatie van jouw seizoensplanning
2. Hoe regel je het plan- en verhuurproces voor jouw seizoensplanning efficiënter?
3. Een voorbeeld uit de praktijk: planning en verhuur bij Sportbedrijf Drachten
4. Ook besparen met slimme software?

1. De huidige situatie van jouw seizoensplanning

Elke sportvereniging heeft andere wensen en eisen als het aankomt op het gebruiken van een sportaccommodatie. Gaan ze de accommodatie gebruiken voor trainingen, wedstrijden, of allebei? Op welke dagen vinden de trainingen plaats? Wanneer moeten de wedstrijden gespeeld worden? Is het een vereniging die voorrang krijgt? En zijn er vaste afspraken met de vereniging gemaakt? Al deze informatie moet verzameld worden.

Voor verhuurmedewerkers is het elk jaar een flinke kluif om op basis van al deze verzamelde informatie de seizoensplanning rond te krijgen. Zeker als je je bedenkt dat sportbedrijven meerdere locaties hebben om te verhuren. Bovendien is de kans groot dat de verhuurmedewerker al deze informatie invult op een papieren formulier, wat daarna weer ter controle naar de sportvereniging gaat. Mogelijk moet de informatie daarna nog aangepast worden. Er vinden dus meerdere contactmomenten plaats.  

Op basis van alle informatie gaan verhuurmedewerkers beginnen aan de puzzel. Dit is waar Excel in beeld komt. Voor elke accommodatie maken verhuurmedewerkers een blokkenschema. De nodige tijd gaat zitten in het schuiven met de planning zodat verenigingen het komende seizoen kunnen sporten volgens hun doorgegeven voorkeuren. Zodra dit rond is, deelt de verhuurmedewerker de planning met alle sportverenigingen.

2. Hoe regel je het plan- en verhuurproces voor jouw seizoensplanning efficiënter?

De planning rondkrijgen voor alle sportaccommodaties neemt dus veel tijd in beslag. Dat moet toch efficiënter kunnen? Als je als zwembad of sportbedrijf optimaal voorbereid wil zijn op het komende verhuurseizoen, loont het om je te verdiepen in de mogelijkheden van SERA Dataduiker. Deze recreatiesoftware is in het leven geroepen om alle processen binnen sportbedrijven en zwembaden te stroomlijnen. Geen losse systemen, maar één gebruiksvriendelijk pakket waar alle systemen samenkomen. Kortom: Dataduiker biedt één systeem, zonder gedoe.

Eén van de modules binnen Dataduiker is de plan- en verhuurmodule. Hiermee laat je klanten snel locaties boeken en plan je bij een reservering direct personeel, verhuur en horeca in. Dankzij de flexibele instelmogelijkheden van deze module kun je:

• Klanten zelf locaties laten boeken;
• Verhuurmogelijkheden eenvoudig afstemmen op afwijkende openingstijden of seizoensplanningen;
• Gebruik maken van incidentele verhuur.

Wat verhuurmedewerkers nog meer tijd bespaart bij het maken van de verhuurplanning, is de MIJN Verhuur-Omgeving. In deze gepersonaliseerde omgeving kunnen sportverenigingen zelf hun voorkeuren doorgeven, zonder tussenkomst van de verhuurmedewerker. Een leeg of bestaand contract dat is aangemaakt door de verhuurmedewerker, kunnen zij ook zelf toevoegen en wijzigen. Hiermee leg je meer verantwoordelijkheid bij de huurder. Doordat alle modules van Dataduiker met elkaar gelinkt zijn, houdt het systeem bovendien automatisch rekening met alle andere activiteiten in jouw zwembad en/of sportbedrijf. Dat scheelt dus tijd én geld.

Hoe blijf je dan op de hoogte van alle toevoegingen en wijzigingen die worden gedaan? Dat is waar Marketing Automation om de hoek komt kijken. Marketing Automation zorgt ervoor dat na een specifieke handeling of op een bepaald moment automatisch een informatieve of bevestigende e-mail wordt verstuurd. Je creëert dus automatische contactmomenten met de klant. Bij de plan- en verhuurmodule van SERA Dataduiker gebeurt dit bijvoorbeeld als een verhuurmedewerker een contract of boeking toevoegt of wijzigt. 

3. Een voorbeeld uit de praktijk: planning en verhuur bij Sportbedrijf Drachten

Het gebruik van de plan- en verhuurmodule van SERA Dataduiker lichten we graag toe met een voorbeeld uit de praktijk. Nu de voorbereidingen voor het nieuwe seizoen steeds meer beginnen te leven, gaat Sportbedrijf Drachten in gesprek met sportverenigingen om de voorkeuren en mogelijkheden te bespreken. “Met veel verenigingen zijn we al in gesprek over het nieuwe seizoen. We willen dat natuurlijk zo efficiënt mogelijk inregelen”, zegt Hein Kramer, verhuurmedewerker bij Sportbedrijf Drachten.

Sportbedrijf Drachten werkt daarom met de plan- en verhuurmodule van SERA Dataduiker. “We zetten dit overigens breder in dan alleen voor seizoensplanningen voor sportverenigingen. Via de plan- en verhuurmodule regelen we ook de verhuur voor scholen, gymlessen van basisscholen, bedrijven en particulieren. We hebben namelijk niet alleen locaties beschikbaar voor sport- en beweegactiviteiten, maar ook voor vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen. Zowel structurele als incidentele verhuur dus. En dat komt allemaal uitstekend samen in de plan- en verhuurmodule van SERA Dataduiker.”

Wat deze module zo fijn maakt om mee te werken? “Het systeem is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk, zowel voor medewerkers als voor huurders. Op de website kunnen we alle informatie over de accommodaties kwijt en huurders kunnen online een locatie reserveren door een formulier in te vullen. Die aanvraag komt bij ons binnen, waarna wij contact met de huurder opnemen om de reservering te bevestigen. Dit wordt ook gelijk in de planning verwerkt. En wil iemand een keer iets extra’s bijhuren? Dan kunnen we vanuit het systeem ook een offerte opstellen. Op deze manier is het voor de huurder mooi overzichtelijk wat de prijs is van deze extra’s.”

4. Ook besparen met slimme software?

Benieuwd naar de voordelen van de Dataduiker plan- en verhuurmodule voor jouw organisatie? Plan een gratis demo in via info@dataduiker.nl. Ons Dataduiker team staat voor je klaar!