Veilig en wereldwijd e-documenten uitwisselen

Peppol Network

De toenemende populariteit van het Peppol netwerk is niet voor niets. Dit netwerk speelt een steeds belangrijkere rol in het e-facturatie proces, zeker voor leveranciers van overheidsorganisaties.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Peppol is een veelvoorkomend framework voor beveiligde internationale uitwisseling van elektronische documenten, zoals e-facturen. Het originele doel van Peppol in 2008 was om handel tussen Europese overheden te vereenvoudigen. Vandaag de dag heeft Peppol zich veel verder ontwikkeld met als nieuw doel om het uitwisselen van e-documenten tussen bedrijven en overheden wereldwijd zo eenvoudig en veilig mogelijk te maken.

Peppol is geen platform voor het uitwisselen van documenten, maar een netwerk waarmee bestaande platformen van bedrijven en overheden verbonden worden. Het is een IT-infrastructuur waardoor het mogelijk wordt om documenten naar andere systemen te versturen die ook verbonden zijn met Peppol.

Waarom gebruik maken van het Peppol netwerk?

  • E-factureren is sneller, gemakkelijker, meer kosten efficiënt en betrouwbaarder dan papieren- en pdf-facturen, aangezien er bijna geen menselijk ingrijpen meer nodig is. De e-factuur vergroot ook het aantal op tijd betaalde facturen en maakt dubbel werk, zoals het handmatig overnemen van gegevens, overbodig.
  • Overheden wereldwijd maken e-factureren steeds vaker verplicht en Peppol is veelal het gekozen framework om dit mogelijk te maken, gegeven het hoge veiligheidsniveau. Leveranciers aan Nederlandse overheidsinstanties worden bijvoorbeeld verplicht om e-facturen te versturen (sinds april 2019).
  • Het Peppol netwerk garandeert de veiligheid en gemakkelijke identificatie van bedrijven die e-facturen verzenden en ontvangen. Bedrijven die toegang willen tot het netwerk om e-facturen te versturen hebben een geverifieerd Peppol ID nodig.
  • Naast overheden beginnen ook steeds meer bedrijven gebruik te maken van e-facturatie en Peppol is hierbij de populaire keuze.

Wat is een e-factuur en hoe werkt Peppol?

Een elektronische factuur is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem, waarmee handmatige verwerking verleden tijd wordt.

Een e-factuur via het Peppol netwerk versturen werkt als volgt:

  1. U maakt een e-factuur aan in uw bestaande ERP-systeem, waarna het bestand automatisch wordt verstuurd naar het Access Point waarbij u bent aangesloten.
  2. Uw Access Point valideert vervolgens uw identiteit en stuurt de e-factuur door naar het Access Point van de ontvanger in Peppol BIS-formaat. Door dit universele formaat is het mogelijk om e-documenten tussen verschillende sectoren en landen met verschillende systemen te koppelen.
  3. Het Access Point van de ontvanger stuurt vervolgens de e-factuur door naar uw klant, waarbij het formaat van de factuur wordt veranderd naar het formaat wat uw klant momenteel gebruikt.
  4. Tot slot verschijnt de e-factuur in het bestaande ERP-systeem van uw klant. Dit proces duurt minder dan een minuut.

The Peppol network.png

Welke landen gebruiken Peppol?

Peppol wordt momenteel gebruikt in alle EU-landen plus Noorwegen, de Verenigde Staten, Canada, Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore. Bedrijven zoals Exact, Eneco, KPN, BAM en DHL maken ook gebruik van Peppol om e-facturen te versturen. 

Geïnteresseerd?

Sera is momenteel aan het overwegen om als Access Point te fungeren om e-facturatie via het Peppol netwerk mogelijk te maken. Als u geïnteresseerd bent in de functionaliteiten van het Peppol netwerk, dan kunt u contact met ons opnemen voor meer informatie.

 

Spreekt dit je aan?

Neem contact op!