Bekijk
Eerdere winnaars van FD Gazellen, De Sterkste Schakel Rijnland & EY Entrepreneur of The Year.

Overstappen van Sportfondsen naar een nieuw softwaresysteem

03-08-2022 7 min leestijd

ESA maakte de overstap van Sportfondsen naar Dataduiker. Wat komt daar allemaal bij kijken?

Twee jaar geleden besloot ESA de overstap te maken van Sportfondsen naar een nieuw softwaresysteem. De keuze viel op onze Dataduiker-software. Overstappen van de ene naar de andere partij is natuurlijk niet niks. Daar komt een hoop bij kijken. ESA geeft een inkijkje in hoe dit traject er voor hen uit heeft gezien.

Exploitatie Sportaccommodaties Aalsmeer (ESA) beheert 4 sporthallen, 4 gymzalen, een zwembad, meerdere buitensportaccommodaties en maatschappelijk vastgoed in Aalsmeer en Kudelstaart als zij besluit dat de organisatie meer inzicht in de administratie wil hebben. De administratie die Sportfondsen voerde sloot niet meer aan bij de wensen, behoeften en visie van ESA.

 

“We wilden zelf de touwtjes meer in handen krijgen”

- Sandra, financieel controller, ESA Aalsmeer

 

Sandra, financieel controller bij ESA, legt uit: “Het was tijd voor een volgende stap. Als organisatie wilden we zelf meer inzicht krijgen in de systemen waar we mee werken en de mogelijkheid hebben om zelf dingen aan te passen. Meer zelf de touwtjes in handen krijgen dus. Dat betekende dat we een knoop door moesten hakken. Gaan we zo verder met Sportfondsen of worden we zelfstandig? Halverwege 2020 maakten we de beslissing om te kiezen voor zelfstandigheid en dus met een andere partij in zee te gaan.”

Alles in één database

De keuze viel op de Dataduiker-software van SERA. Waarom? “Bij Dataduiker praat alles met elkaar. Je werkt vanuit één overzichtelijke en gebruiksvriendelijke database. Dat was voor ons een wereld van verschil met de oude systemen. Daar kwam de data vanuit het ene programma niet in het andere programma terecht. Dat zorgde voor onduidelijkheid en veel extra werk”, vertelt Sandra.

 

“De database van Dataduiker is overzichtelijk én gebruiksvriendelijk"

- Joyce, voormalig projectmanager, ESA Aalsmeer

 

Joyce, voormalig projectmanager bij ESA, knikt instemmend. Ze vult aan: “Daarnaast wilden we graag een programma waarin we ook de verhuuraccommodaties kwijt konden. Ook sprak het duidelijke en voor lesgevers simpele leerlingvolgsysteem ons aan. En niet te vergeten: SERA kon ons een online ticket- en reserveringssysteem leveren waarmee we in de coronatijd snel aan de slag konden. Het werd uiteindelijk een hele nieuwe website met online ticketverkoop. Bij Sportfondsen hadden we bovendien zoveel verschillende aanspreekpunten dat we het overzicht kwijt waren. Bij Dataduiker hebben we één aanspreekpunt. Dat werkt erg fijn.”

Hobbels op de weg

Maar overstappen naar een ander softwaresysteem is een grote verandering, zowel voor de organisatie als voor de bezoekers. Toen ESA overstapte naar Dataduiker verkeerde de software en alle procedures eromheen ook nog in de beginfase. Toch koos ESA ervoor om op Dataduiker over te stappen. “Met een nieuw programma weet je dat er hobbels te bewandelen zijn. Dat wisten we vooraf. Maar we hadden vertrouwen in SERA en de Dataduiker-software. We zagen de potentie. Daarom zijn we die uitdaging samen aangegaan”, zegt Joyce.

Dat betekende dat het tijd was voor de eerste fase: de implementatie. Hoe werken de producten van ESA? Wat is de werkwijze van ESA? Wat zijn hun kernwaarden? En waar willen ze naartoe? “Op dat moment dachten we dat we alles op papier hadden staan. Toen we overgingen bleek op detailniveau nog informatie te ontbreken. Bijvoorbeeld bij het verplaatsen van een kind die zwemles krijgt. De manier waarop wij lesgeven en groepen indelen bleek niet duidelijk genoeg. Dat zijn beginnersfouten van beide kanten geweest. In zo’n geval is blijven communiceren essentieel. En dat heeft SERA goed gedaan.”

 

“We wisten vooraf dat we te maken zouden krijgen met hobbels, maar we zagen de potentie in Dataduiker”

- Joyce, voormalig projectmanager, ESA Aalsmeer

 

Bezoekers kregen ook te maken met de veranderingen die overstappen naar een nieuw softwaresysteem met zich meebrengt. “De verschillende modules van Dataduiker zorgen ervoor dat bezoekers meer informatie krijgen, zoals bij het leerlingvolgsysteem waar ouders nu de vorderingen van hun kind(eren) kunnen inzien. Maar meer mogelijkheden betekent ook meer communicatie. Bijvoorbeeld in de vorm van nieuwsbrieven en automatische updates als een kind vorderingen maakt met zwemlessen. Dat triggert de bezoekers en dus komen er meer vragen. Zij vragen zich dan af waarom er bijvoorbeeld niks gebeurt. Dat hadden we vooraf onderschat.”

Luisteren en meedenken

Zulke ‘hobbels’ zijn inmiddels verholpen. SERA heeft de afgelopen paar jaar namelijk flinke stappen gemaakt met het optimaliseren van de processen rondom Dataduiker. En daar heeft de samenwerking met ESA ook aan bijgedragen. “Het traject dat wij gevolgd hebben is heel anders dan het traject dat organisaties nu doorlopen”, geeft Joyce aan. “Inmiddels zijn er bijvoorbeeld aanpassingen gemaakt in de implementatiefase. Van organisaties wordt nu verwacht dat zij zelf meer doen. Dat kost meer tijd, maar werkt uiteindelijk beter. Zelf ken je jouw organisatie tenslotte het beste. En niet te vergeten: wij hadden te maken met de nodige hobbels door de coronamaatregelen. Daar hebben organisaties nu geen last meer van.”

 

“SERA gooit de deur niet dicht, maar denkt juist in mogelijkheden”

- Sandra, financieel controller, ESA Aalsmeer

 

Ondanks alle hobbels op de weg voelde ESA zich altijd gehoord door SERA. “Dingen worden opgepakt. Het hoeft niet altijd een ja te zijn, nee is ook een antwoord; maar dat geeft ons wel duidelijkheid. En misschien is de oplossing niet zoals je zelf had gedacht, maar uiteindelijk is bij Dataduiker vrijwel overal een oplossing voor”, zo ervaart Sandra. “Dat is een wereld van verschil met hoe dat voorheen geregeld was. Toen werd er niet naar ons geluisterd en niet met ons meegedacht. De deur werd gewoon dichtgegooid. SERA denkt juist wel mee én denkt in mogelijkheden. We werken samen ergens naartoe. En dat geeft vertrouwen.”

Overweegt jouw organisatie om over te stappen op een ander softwaresysteem? Of wil je meer weten over Dataduiker? Kijk voor meer informatie op dataduiker.nl of vraag een demo/ brochure aan via info@dataduiker.nl.

Geschreven door

Cindy de Lange info@sera.nl 0172 473 430 Neem contact op
afbeelding contactpersoon